【難易度】★★★☆☆
【課題】自分の言いたいことが言葉にできず、考えが伝わらない
自分の考えを伝えようとした時やコミュニケーションを行なう際に、
「相手に主旨が伝わらなかった！」
「間違った解釈をされてしまった！」
「何度も聞き返されてしまった！」
という経験はありませんか？
人はそれぞれ考え方や価値観が様々であり、しっかりと意思疎通を図ることは簡単なことではありません。
伝えたいことを相手に確実に理解してもらうために、抜け・モレのない説明方法が必要です。
こうしたことを回避するための代表的なフレームワークが「6W2H」です。
【6W2Hとは？】8つの疑問詞に回答することで、本質を把握する思考法
【場面設定】 When、Where、Who、Whomの「いつ、どこで、誰が、誰に」
【出来事・行動】 What、Howの「何をどうする」
【理由・背景】 Whyの「なぜ」、How Much / How Manyの「いくら、いくつ」
【効果】文章や言葉で伝えやすく整理でき、思考のスピードが上がる
この「6W2H」思考を行うことで下記の効果が見込めます。
- 思考を広げられる
- 多面的・網羅的に分析できる
- 新たな気づきが得られる
- 文章や言葉で伝えやすく整理できる
- 思考のスピードが上がる
６W2H活用の具体例
こんな指示の出し方をしたらいかがでしょうか。
「議事録を書いておいて。」
これは100点満点中、0点の伝え方です。
この指示だけだと、6W2Hのどの要素も入っていません。
そもそも、議事録と言われても何の議事録なのか勘違いしてしまうかもしれませんね。
これは問題外です。
次に、こちらはいかがでしょうか。
「佐藤君、明日の１０時までに製販会議の議事録を書いておいて。」
これもイマイチですね。
先程よりもWho、When、Whatの要素が増えていますが、まだまだ十分とは言えません。
期限の要素が入ったことで、「すぐに作らなければ間に合わないな」という認識には繋がったと思われるため、少しはマシになったというレベルです。
では更に、次のような場合はいかがでしょうか。
「佐藤君、明日の１０時までに製販会議の議事録を書いて、印刷して私の机の上に置いておいてくれるかな。フォーマットはExcelで作った前回の議事録を流用して、１枚にまとめよう。」
この指示であれば、まずは合格レベルです。
先程に加え、提出場所として、Whereが入りHow（方法）とHow Many（量）の要素が加わりました。
「簡単に作るだけで良かったのに、出てきたものはものすごい分量のレポートだった」ということもよく起こります。
それも時間のムダの一種であるため、「どのように、どのくらいのレベルで」作るかもしっかりと伝えなければいけません。
今回のケースでは、次のような指示の仕方をしていれば、バッチリです。
最後に理想的な指示の出し方です。
「佐藤君、明日の１０時までに製販会議の議事録を書いて、印刷して私の机の上に置いておいてくれるかな。
フォーマットはExcelで作った前回の議事録を流用して、１枚にまとめよう。
明日の１１時からの経営会議で役員が揃っている場で使うから、期限は絶対厳守で宜しく頼むよ。」
このように、Why（なぜ）をしっかりと伝えることで、
「なぜ議事録が必要なのか」
「なぜ１０時までに作る必要があるのか」
と言ったことを受け手はしっかりと認識することが出来ます。
また、「経営会議で役員が揃っている」というWhom（誰に）も入っています。
どこに６W2Hを盛り込んでいたかは下記の通りです。
「佐藤君（誰が）、明日の１０時まで（いつ）に製販会議の議事録（何を）を書いて、印刷して私の机の上（どこに）に置いておいてくれるかな。
フォーマットはExcelで作った前回の議事録を流用して（どのように）、１枚にまとめよう（いくつ）。
明日の１１時からの経営会議（なぜ）で役員が揃っている場（誰に）で使うから、期限は絶対厳守で宜しく頼むよ。」
このような6W2Hでしっかりと指示を出すことで、遅れやミスがなく、確実に仕事を前へ進めることが出来ます。
社長から従業員への指示の出し方だけでなく、部下から上司の報連相の場合でも同様です。
普段からこの6W2Hをしっかりと意識してコミュニケーションを取るようにすれば、効率よく業務を進めることが可能になります。
社員教育等でも使えるテーマですね。
